Outsourcing-Geschäfte lassen sich typischerweise in vier Hauptprozesse unterteilen: Ausschreibung, Ist-Analyse (Grobkonzept), Detailkonzept (mit Vertragsschluss) und Umsetzung (After Sales).

Bei Ausschreibungen, ist es für den Dienstleister wichtig zusätzliche Infor­ma­tionen zur Ausschreibung einzuholen, um die Abläufe und Prozesse von Beginn an zu verstehen und die Ernsthaftigkeit beurteilen zu können. Zusätzlich muss ein Dienstleister die eigenen Kapazi­täten, Ressourcen und Fähig­keiten prüfen, um zu entscheiden, ob er sich an der Ausschrei­bung beteiligen kann. Am Ende dieser Phase müssen schon erste Lösungsansätze und Kosteneinschät­zungen entwickelt werden.

Bei der Ist-Analyse wird zusam­men mit dem Auftraggeber ein Grobkonzept erstellt, bei dem zum Schluss oft eine Absichts­erklärung unterschrieben wird. Inhalte dieses Grobkonzeptes sind u.a. Analyse von Mengen, Kosten, Personal, Prozessanalyse und -bewertung und die Festle­gung der Projektlaufzeit und des Projektteams.

In der dritten Phase, dem Detailkonzept, wird eine Feinkalkulation durch­geführt, ein Pflichtenheft erstellt, das IT-Konzept festgelegt und die neuen Prozessstrukturen definiert. Diese Phase endet mit dem Vertrags­schluss zwischen Dienstleister und Auftraggeber.

Nach dem Abschluss eines Vertrages werden in der Umsetzungsphase das Equipment und die IT beschafft und eingerichtet, Personal angelernt und Controllinginstrumente zur Planung und Verbesserung der geschaffenen Prozesse definiert.